Abrechnung in der Industrieversicherung per BiPRO

In der Industrieversicherung gestaltet ein Makler den Versicherungsschutz für seinen Kunden meist individuell und arbeitet hierfür ggf. mit einem (hauseigenen) Assekuradeur sowie einem oder mehreren Industrieversicherern (Führungs- und Beteiligungsgeschäft) zusammen. Er erstellt die Beitragsrechnungen und übernimmt das Inkasso gegenüber dem Kunden, der direkt an den Makler zahlt. Über die so erhobenen Beiträge werden monatliche Abrechnungen erstellt und meist in unterschiedlichen Formaten wie zum Beispiel als PDF oder Excel-Tabelle an die Versicherer übermittelt, wobei Provisionen, Schäden und sonstige Kostenpositionen in Abzug gebracht werden. Eine solche Abrechnung wird auch Bordero genannt.

Die Versicherer empfangen die Abrechnungsdaten und überführen sie in das eigene Abrechnungssystem. An den Makler werden offene Posten in Form einer OP-Liste im PDF- oder CSV-Format zurück gespielt. So soll ein unbeabsichtigter Übergang in das Versichererinkasso verbunden mit einem Mahnverfahren vermieden werden. Im Personenversicherungsgeschäft erfolgt die Beitragszahlung häufig nicht direkt an den Industriemakler, sondern an den Versicherer. In diesem so genannten Zentralinkasso schreibt also der Versicherer die Rechnungen an den Kunden und führt eigenständig das Inkasso der Beiträge durch (Direktinkasso). Hierüber erstellt der Versicherer eine Provisionsabrechnung und reicht sie per Post, Extranet oder E-Mail an den Makler weiter.

Vermittler- und Versichererabrechnungen sowie OP-Listen und Kontoauszüge bestehen aus Buchungszeilen und liegen meist in unterschiedlichen Formaten vor. So gibt es zahlreiche Verwaltungs- und Abrechnungssysteme bei Vermittlern und Versicherern, die zwar eigene Export-/Import-Schnittstellen zur Verfügung stellen, untereinander aber nicht kompatibel sind. Die Daten müssen also erst umformatiert werden, bevor sie bei allen Beteiligten verarbeitet werden können. Das ist sehr aufwändig und teuer.

In der Praxis kommt es zudem zu Problemen, wenn die übermittelten Posten fehlerhaft sind, d. h. nicht mit der Erwaltungshaltung des Empfängers übereinstimmen. Ein zu niedriger Beitrag oder eine zu hohe Provision sind typische Beispiele hierfür. Dann beginnt ein aufwändiger Klärungsprozess, der meist mehrere Menschen auf beiden Seiten involviert und häufig per E-Mail oder Telefon läuft, was sehr ineffizient und teuer ist.

Die BiPRO-Norm zur Optimierung des Abrechnungsverkehrs in der Industrieversicherung gibt es bereits seit fast 10 Jahren, wurde aber lange Zeit nicht von Maklern und Versicherern unterstützt. Erst eine Digitalisierungsoffensive des BiPRO e. V. brachte Ende 2019 den gewünschten Durchbruch, weil die größten Industriemakler und -versicherer zur Umsetzung der Norm bewegt werden konnten. Das Gemeinschaftsprojekt wurde im Juli 2023 abgeschlossen. Bis zu diesem Zeitpunkt gab es nur die BiPRO-Norm 430.1 für die einheitliche Übertragung von Abrechnungsdateien (PDF, CSV, Excel) über den heute weitgehend im Markt etablierten Dokumententransfer per BiPRO-Norm 430.

Die Norm 430.7 erweitert diesen Transfer nun um Abrechnungsdaten und vereinheitlicht damit die Datenübertragung und -verarbeitung. Die bisher notwendige Umformatierung unterschiedlicher Datenformate entfällt somit. Der einheitliche Austausch von Daten ist dabei die Basis für die Lösung des eigentlichen Problems: der Klärungsprozess im Fehlerfall. Dafür sieht die Norm die standardisierte Übermittlung von OP-Listen und vor allem so genannte Klärungsanfragen vor. Hierbei wird die problematische Stelle über eine Nummer eindeutig referenziert und die Kommunikation einheitlich über BiPRO-Schnittstellen abgewickelt. So kann die Abrechnung in der Industrieversicherung per BiPRO deutlich optimiert werden. Leider haben aber mit Stand Juli 2023 nur wenige Teilnehmer der Digitalisierungsoffensive diesen wesentlichen Teil der Norm umgesetzt.

Zunächst einmal müssen Sie feststellen, welche Versicherer Ihnen überhaupt die Möglichkeit anbieten, Ihre Abrechnungsdaten per BiPRO zu übertragen. Zum Zeitpunkt dieses Artikels im August 2023 waren es die folgenden Versicherer: Allianz, AXA, Gothaer, HDI, R+V, Sparkassen Versicherung und die Versicherungskammer Bayern. Bei diesen Versicherern können Sie einen Login und eine Freischaltung für die Vermittlerabrechnung nach BiPRO-Norm 430.7 beantragen. Warum sollten Sie das tun? Diese Frage ist durchaus berechtigt, denn auf dem Hinweg der Abrechnungsdaten profitiert im Wesentlichen der Versicherer. Aber auch Sie haben einen Vorteil: Der Prozess beim Versicherer wird schneller und weniger fehleranfällig. Letztendlich bereiten Sie damit aber den eigentlichen Vorteil vor: die Optimierung des Klärungsprozesses bei abweichenden Buchungen. Bestehen Sie also frühzeitig darauf, dass Ihr Versicherer das auch (irgendwann) beabsichtigt!

Damit Sie nun Ihre Abrechnungsdaten im BiPRO-Format an Ihre Versicherer senden können, brauchen Sie ein BiPRO-fähiges Abrechnungssystem, das die Norm 430.7 für das Vermittlerinkasso unterstützt. Dieses System muss also in der Lage sein, die vorhandenen Abrechnungsdaten in ein BiPRO-Standardformat zu bringen und an eine BiPRO-Schnittstelle Ihrer Versicherer zu versenden. Dabei müssen die Regeln aus der Norm und Digitalisierungsoffensive berücksichtigt werden. Zurzeit unterstützen nur wenige Maklerverwaltungsprogramme (MVP) die Norm. Wichtig ist, dass Ihr System umfangreiche Abrechnungen wie beispielsweise aus dem KFZ-Flottengeschäft in mehrere Teile aufsplitten und übertragen kann, da sie ansonsten an der BiPRO-Schnittstelle der Versicherer scheitern.

Ist Ihr Abrechnungssystem nicht BiPRO-fähig? Dann sollte es aber über einen Export der Abrechnungsdaten verfügen. So können einige dieser Systeme Abrechnungsdaten als CSV-Datei exportieren. Sollten Sie Ihre Abrechnung in Excel verwalten, reicht auch dieses Format aus. Jetzt benötigen Sie ein Übersetzungsprogramm, das Ihre Daten in das BiPRO-Format überführt und versendet. Derzeit gibt es leider nur sehr wenige solcher Übersetzer. Ein Beispiel für ein solches Programm ist b-OX LD, eine Vernetzungsplattform der b-tix GmbH. Sie wird auch von namhaften Industriemaklern wie Aon und Ecclesia genutzt. Die Plattform kann beliebige Quellformate einlesen, konvertieren und transportieren. Alternativ steht Ihnen auch eine gut dokumentierte, internationale Programmierschnittstelle (API) zur Verfügung, die Sie zum Beispiel aus Ihrer eigenentwickelten Abrechnungs- oder Verwaltungssoftware heraus nutzen können.

Wollen Sie Provisionsabrechnungen aus dem Versichererinkasso empfangen, benötigen Sie Zugriff auf die BiPRO-Schnittstellen der Versicherer. Dies gilt natürlich auch für OP-Listen aus dem Vermittler- oder Versichererinkasso sowie für Klärungsanfragen im Fehlerfall. Natürlich brauchen Sie auch ein BiPRO-fähiges System, das diese Daten empfangen und verarbeiten kann. Einige Versicherer stellen Ihnen zurzeit nur die Abrechnungen und OP-Listen in Form von PDF- oder CSV-Dateien zur Verfügung und nutzen dafür die BiPRO-Norm 430.1 für den Datei- und Dokumententransfer. Diese Norm vereinheitlich also nur den Kommunikationsweg. Hier erhalten Sie jedoch keine standardisierten Daten, die Sie anschließend einfach in Ihr Buchungssystem einspielen könnten.

Wenn Sie standardisierte Abrechungsdaten in Ihr Abrechnungs- oder Verwaltungssystem importieren möchten, muss der Versicherer die BiPRO-Norm 430.7 unterstützen. Außerdem benötigen Sie ein System, dass die Norm im Kontext Versicherinkasso unterstützt. Derzeit können das nur wenige Maklerverwaltungsprogramme und vermutlich noch keine nativen Abrechnungssysteme. Haben Sie kein BiPRO-fähiges System, kann Ihnen ein Übersetzungsprogramm dabei helfen, die Daten von den Versicherern abzuholen und in ein beliebiges Output-Format zu überführen. So kann Ihnen die b-OX LD beispielsweise CSV-Daten oder Excel-Tabellen ausgeben, die Sie anschließend importieren können. Im einfachsten Fall können Sie sich die Abrechnungsdaten auch über die Benutzeroberflächen anzeigen lassen oder per API-Schnittstelle aus Ihrem System darauf zugreifen. Das gilt im Übrigen auch für OP-Listen und Klärungsanfragen, die auf demselben Weg abgerufen und weiter verarbeitet werden können.

Als Industrieversicherer ist es eine Frage der Servicequalität, Ihren Industriemaklern eine Abrechnung in der Industrieversicherung per BiPRO zu ermöglichen. Ihre Abrechnungssysteme wie beispielsweise FS-CD von SAP verfügen jedoch meist nicht über diese Art von Zugang von außen. Sie benötigen also eine Ebene zwischen Ihrem internen System und Ihren Maklern und Assekuradeuren. Diese Ebene wird häufig auch als Middleware bezeichnet.

Eine Middleware können Sie selbst entwickeln oder von IT-Dienstleistern beziehen. Sie benötigen einen so genannten BiPRO Server, der Schnittstellen gemäß BiPRO-Norm 430.7 unterstützt. Es gibt im Markt Anbieter für Serverlösungen, allerdings sind nur wenige von ihnen bereits für die Norm 430.7 vorbereitet. Ein Beispiel für eine fertige BiPRO-Lösung im Bereich des Abrechnungsverkehrs, ist die b-OX LD der b-tix GmbH. Sie stellt Ihnen eine BiPRO-Schnittstelle in einer exklusiven Cloud-Umgebung bereit. Eine Besonderheit gegenüber anderen Anbietern ist, dass die Plattform schon wichtige Nutzer für Sie mitbringt, da sie auch von Deutschlands größten Industriemaklern im Bereich der Abrechnung genutzt wird. Auf die per BiPRO eingehenden Abrechnungsdaten greifen Sie per Benutzeroberfläche und API zu oder lassen sich CSV oder Excel ausgeben. Alternativ kann Ihr internes System per Adapter angebunden werden.

Sind diese Vorbereitungen abgeschlossen, gehen Sie auf ihre Vertriebspartner zu. Ihr Vorteil: Sie sparen sich künftig das Konvertieren uneinheitlicher Daten. So wird Ihr Abrechnungsprozess schneller und weniger fehleranfällig. Zum Zeitpunkt dieses Artikels im August 2023 waren die folgenden Makler und Assekuradeure bereits in der Lage, Ihnen Abrechnungsdaten per BiPRO zu senden: Aon, deas, Ecclesia, GBH, Geerken + Partner, Martens & Prahl, Middelberg, One, Papyrus, Staun, Union, UNIT und VMD.

Wie auch beim Empfang von Abrechnungsdaten aus dem Maklerinkasso, benötigen Sie für den Versand von Abrechnungen aus dem Zentralinkasso auch einen BiPRO-Server mit Schnittstelle nach Norm 430.7. Außerdem muss Ihr Abrechnungssystem in der Lage sein, die Abrechnungsdaten und offenen Posten in einem beliebigen Format zu exportieren. Diese Daten müssen dann in das BiPRO-Format konvertiert und über den BiPRO Server zur Abholung bereitgestellt werden. Ihr Vertriebspartner wird dann in seinen eigenen Systemen die Abholung anstoßen und dafür auf Ihre BiPRO-Schnittstelle zugreifen. Nach der erfolgreichen Abholung erhalten Sie darüber ein Quittung. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nur um eine technische Quittung handelt. Es gibt insofern keine juristischen Implikationen, es sei denn, Sie regeln diese vertraglich mit Ihrem Geschäftspartner. Wenn Sie also offene Posten von der OP-Liste nach dem Abruf und Ablauf einer Frist automatisch ins Mahnverfahren übernehmen wollen, müssen Sie das juristisch festlegen. Die Norm regelt das nämlich nicht.

Das eigentliche Potenzial der BiPRO-Norm bergen Sie erst, wenn Sie auch den Klärungsprozess digitalisieren. Eine menschliche Klärung wird zwar nicht völlig obsolet, allerdings wird sie deutlich effizienter. Grundvoraussetzung ist aber, dass Sie von Ihrem Makler zuvor Abrechnungsdaten per BiPRO erhalten haben. In diesen Daten ist jede einzelne Position mit einer eindeutigen Nummer versehen. Stimmt etwas nicht, können Sie einen Geschäftsvorfall zur Klärung bereitstellen. Über einen Code nennen Sie die Art des Problems und die Referenznummer. Zusätzlich können Sie einen Freitext formulieren, um das Problem genauer zu beschreiben. Ihr Vermittler empfängt diese Nachricht per BiPRO und findet den Posten automatisch, um die Buchung dann zur Klärung an den Sachbearbeiter weiterzuleiten. Obwohl die Norm Antworten auf Klärungsanfragen vorsieht, unterstützt mit Stand August 2023 leider noch kein Versicherer diesen vollständigen Prozess.

Im Beteiligungsgeschäft teilen sich Versicherer ein Risiko auf und rechnen untereinander ab. Auch hierfür wird die Norm 430.7 verwendet. Das Besondere ist hier, dass ein Versicherer nicht länger nur Anbieter einer BiPRO-Schnittstelle sein kann, sondern selbst auch zu einem Konsumenten der BiPRO-Schnittstelle eines anderen Versicherers werden kann. Diese Doppelrolle ist für viele Versicherer im Kontext BiPRO neu. Meist fehlen an dieser Stelle die Erfahrungen aus den beiden Perspektiven BiPRO Client und BiPRO Server und die bisherigen BiPRO-Systeme unterstützen die notwendigen Prozesse häufig nicht. Zudem gibt es im Markt nur wenige Kauflösungen, die beide Rollen gleichermaßen einnehmen können. Ein Beispiel für eine solche Lösung ist die Vernetzungsplattform b-OX LD, die sowohl BiPRO Client als auch BiPRO Server ist.